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Das Dienstleistungszentrum für das Ehrenamt Südtirol freut sich ein neues Angebot vorzustellen,  dessen Ziel es ist, die Südtiroler Organisationen des Dritten Sektors durch einen umfassenden „Betriebs-Check“ zu stärken, um ihre Finanzverwaltung, ihre operative Effizienz und ihre Fähigkeit, soziale Auswirkungen zu erzielen, zu verbessern und so die Freiwilligentätigkeit zu fördern.

Das neue Paket ist aus den Erfahrungen von 6.600 Beratungen entstanden, die das DZE Südtirol im Zeitraum 2022-2023 durchgeführt hat. Nach einer ersten Phase, in der es nur darum ging, die Vereine an die Reform des Dritten Sektors anzupassen, ist es nun an der Zeit, über Ideen, Aktionen und Visionen nachzudenken, um die Realitäten zu stärken und neue Netzwerkkooperationen mit anderen Organisationen des Dritten Sektors in Südtirol und darüber hinaus zu aktivieren. Das DZE Südtirol hatte die Gelegenheit, gemeinsame Probleme zu erfassen, die auch durch eine Studie des Instituts für Sozialforschung der Freien Universität Bozen aus dem Jahr 2022 bestätigt wurden, in der festgestellt wurde, dass die größten Herausforderungen für die Organisationen des Dritten Sektors in Südtirol folgende sind:

  • Geldmangel: 70 Prozent der befragten Organisationen gaben an, dass sie Schwierigkeiten haben, die für ihren Betrieb erforderlichen Mittel aufzubringen.
  • Mangel an qualifiziertem Personal: 60 Prozent der befragten Organisationen gaben an, dass sie Schwierigkeiten haben, qualifiziertes Personal zu finden.
  • Fehlende digitale Kompetenzen: 50 Prozent der befragten Organisationen gaben an, dass sie Schwierigkeiten bei der Nutzung digitaler Technologien haben.

Die Schwierigkeiten, mit denen Organisationen des Dritten Sektors konfrontiert sind, haben negative Folgen, die sich sowohl auf die Organisationen selbst als auch auf die Gesellschaft als Ganzes auswirken. Fehlende Ressourcen können Vereine dazu zwingen, ihr Dienstleistungsangebot einzuschränken oder sogar zu schließen, was zu einer Zunahme von Stress und Burnout bei Mitarbeitern und Freiwilligen führt. Dieses Szenario könnte zu einem Anstieg der Fluktuation und einem Rückgang der Qualität der angebotenen Dienste führen. Darüber hinaus kann es für die Organisationen schwierig sein, auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, da es schwierig ist, Finanzmittel zu erhalten und Innovationen zu entwickeln.

Die Organisationen des Dritten Sektors in Südtirol sind daher mit einer Reihe von Herausforderungen und Schwierigkeiten konfrontiert, sowohl in administrativer als auch in strategischer Hinsicht.

Aus verwaltungstechnischer Sicht sind die wichtigsten Herausforderungen folgende:

  • Die Komplexität der Regulierung: Der Dritte Sektor wird durch eine Reihe von Vorschriften geregelt, die komplex und schwierig anzuwenden sein können.
  • Ressourcenknappheit: Organisationen des Dritten Sektors haben oft nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung, was ihre Fähigkeit, effizient zu arbeiten, beeinträchtigen kann.
  • Fehlende Kompetenzen: Organisationen des Dritten Sektors verfügen häufig nicht über die notwendigen Kompetenzen, um ihre Aktivitäten effektiv zu verwalten.

Aus strategischer Sicht sind die wichtigsten Herausforderungen folgende:

  • Wettbewerb: Der Dritte Sektor ist ein sich ständig weiterentwickelnder Sektor, in dem neue Organisationen entstehen und bestehende Organisationen miteinander konkurrieren.
  • Gesellschaftliche Veränderungen: Gesellschaftliche Veränderungen wie die Alterung der Bevölkerung und die Digitalisierung stellen die Organisationen des Dritten Sektors auf die Probe.

Das Dienstleistungszentrum für das Ehrenamt Südtirol schlägt den Check-up als eine Strategie vor, um den oben genannten Problemen zu begegnen. Jeder Aspekt der Beratung wird sich auf eine Realität konzentrieren, indem die DZE-Experten die für die Organisation wichtigsten Themen ansprechen.

Anschließend werden die Anfragen registriert und ein Formular ausgefüllt, um den thematischen Schwerpunkt der betreffenden Organisation zu ermitteln. Die Organisationen können wählen, auf welches Thema sie sich in der ersten Phase der Beratung konzentrieren wollen, während der zweite Teil des Pakets auf die Zukunftsperspektiven ausgerichtet ist.

In der ersten Phase des Angebots liegt der Schwerpunkt auf der aktuellen Analyse der Organisation, bei der wichtige Aspekte zur Bewältigung der täglichen Herausforderungen sowohl aus verwaltungstechnischer und betriebswirtschaftlicher als auch aus strategischer Sicht bewertet werden. Durch eine detaillierte Analyse von Beitragsfristen, Digitalisierung, Steuer- und Buchhaltungsaspekten können Organisationen des dritten Sektors ein klares Verständnis ihrer Situation gewinnen. Die Untersuchung von Budgets und Daten bietet eine solide Grundlage für die zukünftige Planung. Die behandelten Themen wie Buchhaltung, Recht, Finanzierung, Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit sind wesentliche Säulen für den Erfolg und die Nachhaltigkeit solcher Organisationen.

Die Organisationen können zwei der unten aufgeführten Bereiche auswählen, die sie gemeinsam mit den Fachberatern des DZE Südtirol behandeln.

  • Buchhaltung: Vertiefung der Rechte, Pflichten und Möglichkeiten, um Fehler zu vermeiden und sich auf die neuen Schritte der Reform des Dritten Sektors vorzubereiten. Lernen Sie Ihre Rechte und Pflichten, aber auch die nicht so eindeutigen Möglichkeiten gut kennen, um Fehler zu vermeiden und sich auf die nächsten Schritte der Reform des Dritten Sektors angemessen vorzubereiten. Die Organisationen haben die Möglichkeit zu prüfen, welche Pflichten bei der Anwendung der neuen Meldevorschriften in Organisationen des Dritten Sektors noch zu beachten sind. Mit dem Experten wird das Verständnis für die Sozialberichterstattung vertieft und die zahlreichen Neuerungen im steuerlichen Bereich erkundet. Dieser Raum zielt darauf ab, eine maßgeschneiderte Unterstützung zu bieten, die es den Vereinigungen ermöglicht, korrekte und informierte Praktiken im Einklang mit dem sich verändernden regulatorischen Umfeld anzuwenden.
  • Rechtsberatung: Bietet Unterstützung in den Bereichen Recht, Vertrag, freiwillige Haftung, Datenschutz, Umgang mit sozialen Medien, Kontrollen, Schadensersatz, Verwaltungsstrafen und Versicherungsschutz. Aktuelle Fragen des Verwaltungsrechts werden detailliert analysiert und bieten effiziente Unterstützung bei der Zusammenarbeit oder bei speziellen Problemen mit der öffentlichen Verwaltung. Im Einzelnen handelt es sich bei den Themen, die diesen Bereich betreffen können, um:
    • Verträge, einschließlich Sponsoring
    • Verantwortung in der Freiwilligenarbeit
    • Datenschutz, Datensicherheit und Datensicherheit
    • Umgang mit sozialen/online Medien
    • Tarifverträge
    • Inspektionen
    • Schäden
    • Verwaltungssanktionen
    • Versicherungsschutz
  • Kommunikation und Digitalisierung: Die Digitalisierung ist für die Zukunft der Freiwilligenarbeit von entscheidender Bedeutung, da der digitale Wandel die Arbeitsweise von Organisationen revolutioniert. Eine Analyse der digitalen Situation ist für Organisationen des Dritten Sektors von entscheidender Bedeutung, da sie ihnen ermöglicht, Möglichkeiten für Verbesserungen und Innovationen zu erkennen. Im Zusammenhang mit der Reform des Dritten Sektors ist die Einhaltung der Transparenzanforderungen von entscheidender Bedeutung. So ist beispielsweise die Verpflichtung, öffentliche Beiträge über 10.000 EUR online zu veröffentlichen, eine wichtige Praxis. Um diese Anpassung zu erleichtern, können die Vereine den Experten für eine maßgeschneiderte Online-Präsenz in Anspruch nehmen. Die Mitglieder des Freiwilligennetzwerks können eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Seite erhalten, die mehrsprachig und sowohl für Desktops als auch für Smartphones geeignet ist. Diese Strategie erspart nicht nur viele Kosten und Wartungsarbeiten, die mit einer eigenen Website verbunden sind, sondern bietet auch den Vorteil einer Online-Präsenz, die es den Vereinen ermöglicht, detaillierte, aktuelle und interessante Informationen zu präsentieren. Dies alles ist ein entscheidender Schritt zu mehr Transparenz.
  • Arbeitsrecht: befasst sich mit der ordnungsgemäßen Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Arbeitnehmern und geht dabei auf Vertragsarten, Arbeitskosten, Abzüge, Zahlungen, Pflichten und Rechte des Arbeitgebers ein. Beschäftigt sich mit der korrekten Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Immer mehr Verbände entscheiden sich dafür, sich bei der Ausübung ihrer Tätigkeit von Mitarbeitern unterstützen zu lassen. Wenn sie eingestellt werden, lässt die erste Gehaltsabrechnung nicht lange auf sich warten. Dieser dem Arbeitsrecht gewidmete Bereich zielt darauf ab, mit Ihnen die korrekte Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vertiefen und Zweifel und Unklarheiten in Bezug auf die wichtigsten Themen zu beantworten:
    • Die Pflichten des Arbeitgebers
    • Abfassung von Arbeitsverträgen mit Sonderklauseln
    • Unterstützung bei Überprüfungen durch die zuständigen Behörden
    • Unterstützung bei Schlichtungsverfahren und/oder Streitigkeiten mit Arbeitnehmern
    • Einführung von Anwesenheitsmodellen

Die zweite Phase des Check-up ist der Untersuchung der Träume, Bedürfnisse und Wünsche der Mitgliedsorganisationen gewidmet und bietet eine einmalige Gelegenheit, Ziele und Wege für ihre interne Entwicklung zu ermitteln und die bestehenden freiwilligen Kräfte zu konsolidieren und so zu einer nachhaltigen Wirkung in der Gemeinschaft beizutragen. Diese Phase der Bedarfsermittlung führt zu gut vorbereiteten Maßnahmen, die den Organisationen des Dritten Sektors das Vertrauen und die Klarheit geben, die sie für die Zukunft benötigen.

Während des Check-ups werden wir uns auf zwei der folgenden Themen konzentrieren, die für die Stärkung der Organisationen von zentraler Bedeutung sind: Social Design, effektive Kommunikationsstrategien und Veranstaltungsorganisation. Auch in diesem Teil können die Organisationen selbst entscheiden, welche Themen für sie am wichtigsten sind.

  • Soziales Design: Soziales Design ist ein Prozess, der darauf abzielt, Interventionen zu planen, zu entwickeln und zu verwalten, um soziale Probleme zu lösen oder zu verbessern und das Wohlbefinden der Gemeinschaft zu fördern. Die Konzeption und Planung von Aktivitäten und Projekten ist entscheidend für die Entwicklung und positive Wirkung von Organisationen des dritten Sektors und erfordert einen soliden methodischen Ansatz und fachliche Unterstützung. Der Design-Coaching-Service, der in die zweite Phase des Business Check-up integriert ist, zielt darauf ab, Organisationen bei der Ausarbeitung und Umsetzung effektiver und effizienter Projektideen zu unterstützen. Zu den wichtigsten Punkten dieses Dienstes gehören:
    • Konfrontation und Brainstorming: Moderation von Konfrontations- und Brainstorming-Sitzungen, um die aktuellen Projektanforderungen der Organisation vollständig zu verstehen.
    • Unterstützung bei der Ideenfindung: Unterstützung in der Ideenfindungsphase, um die Projektidee effektiv zu strukturieren und sie in eine klare Vision zukünftiger Veränderungen zu übersetzen.
    • Nutzung von Designtools: Vorstellung und Austausch praktischer Designtools, die Organisationen nützliche Ressourcen für die Erstellung und Verwaltung sozialer Projekte bieten.
    • Vernetzung und Kollaboration: Fördert die Nutzung von Netzwerken zur Förderung von Kooperationen und Partnerschaften, die das soziale Design bereichern können.
    • Finanzierungssuche und -überwachung: Führt eine gründliche Suche nach lokalen, nationalen und europäischen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Fördermitteln durch und bietet Organisationen konkrete Finanzierungsmöglichkeiten für ihre Projekte.

Das Hauptziel dieses Dienstes besteht darin, den Organisationen die notwendigen Instrumente und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um auf den aktuellen Entwicklungsbedarf zu reagieren. Integriert in den zweiten Teil des Check-ups hilft der Design-Support-Dienst dabei, eine klare und strukturierte Vision für die Zukunft zu entwickeln und die soziale Wirkung von Organisationen des dritten Sektors zu verstärken.

  • Effektive Kommunikationsstrategien für Organisationen des dritten Sektors: Dieser Bereich dient der Vertiefung und Verbesserung von Kommunikationsstrategien in Organisationen des dritten Sektors, wobei der Schwerpunkt auf dem effektiven Management der Arbeit zwischen Mitgliedern und Freiwilligen liegt. Zu einem breiten Themenspektrum werden klare und maßgeschneiderte Anleitungen zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation der Organisation angeboten. Zu den wichtigsten Aspekten, die in der Beratung behandelt werden, gehören:
    • Analyse der Kommunikationsbedürfnisse: Bewertung der spezifischen Kommunikationsbedürfnisse innerhalb der Organisation, Ermittlung der bestehenden Herausforderungen und Möglichkeiten.
    • Strategische Kommunikationsplanung: Unterstützt die Erstellung einer strategischen Kommunikationsplanung, die an die Bedürfnisse und Ziele der Organisation angepasst ist.
    • Interne und externe Kommunikation: Bietet eine Anleitung zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitgliedern und Freiwilligen sowie zur effektiven Kommunikation mit externen Zielgruppen.
    • Nutzung digitaler Plattformen: Erfahren Sie, wie Sie digitale Plattformen optimal nutzen können, um die interne Kommunikation zu verbessern, die Zusammenarbeit zu erleichtern und ein größeres Publikum zu erreichen.
    • Effektives Kommunikationstraining: Bietet die Strukturierung eines maßgeschneiderten Schulungskurses zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten von Mitgliedern und Freiwilligen, um eine klarere und kohärentere Kommunikation zu ermöglichen.
    • Umgang mit Konflikten und Förderung der Teambildung: Behandelt Strategien zum konstruktiven Umgang mit Konflikten und zur Förderung eines teambildenden Umfelds innerhalb der Organisation.
    • Bewertung der Auswirkungen der Kommunikation: Einführung von Instrumenten zur Bewertung der Wirksamkeit von Kommunikationsstrategien, die gezielte und kontinuierliche Anpassungen ermöglichen.

Ziel ist es, die Fähigkeit von Organisationen des Dritten Sektors zu stärken, effektiv zu kommunizieren, eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern und Freiwilligen zu ermöglichen und die externe Wahrnehmung der Organisation zu verbessern.

  • Veranstaltungsorganisation: Die Beratung im Bereich der Veranstaltungsorganisation bietet umfassende und spezialisierte Unterstützung für alle Aspekte der Planung, Durchführung und Verwaltung von Veranstaltungen, um das Bewusstsein für die Organisation und die Aktivitäten zu fördern und so auch mehr Freiwillige zu gewinnen. Diese Dienstleistung deckt ein breites Spektrum an wichtigen Themen ab und stellt sicher, dass die Organisatoren angemessen informiert und vorbereitet sind, um die komplexen Aufgaben im Zusammenhang mit Veranstaltungen zu bewältigen. Zu den wichtigsten Aspekten, die in der Beratung behandelt werden, gehören
    • Veranstaltungsbezogene Verantwortlichkeiten: Bietet einen detaillierten Überblick über veranstaltungsbezogene Verantwortlichkeiten, einschließlich rechtlicher und regulatorischer Anforderungen.
    • Zivil- und strafrechtliche Haftung: Untersucht die Haftung des Veranstalters für Schäden an Dritten und gibt Hinweise zum Umgang mit strafrechtlicher Haftung.
    • Pflichten des Veranstalters: Hier werden die Pflichten des Veranstalters, einschließlich der Pflichten im Zusammenhang mit der Lizenzierung, der Anwesenheit, der Sicherheit und den regelmäßigen Prüfungen, eindeutig festgelegt.
    • Zulassung und strukturelle Merkmale: Führt den Organisator durch die für die Zulassung erforderlichen Anforderungen, einschließlich struktureller Aspekte und administrativer Vereinfachungen.
    • Versicherungsschutz: Analyse der Möglichkeiten des Versicherungsschutzes, einschließlich zivil- und strafrechtlicher Haftung, Unfallversicherung und Schutzmaßnahmen.
    • Verwaltungsvorschriften und Anforderungen: Bietet detaillierte Informationen zu veranstaltungsbezogenen Vorschriften und Verwaltungsanforderungen, um die Einhaltung der geltenden Gesetze zu gewährleisten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Check-up eine strategische Investition für Organisationen des Dritten Sektors darstellt, die es ihnen ermöglicht, die täglichen Herausforderungen effektiver zu bewältigen, für die Zukunft zu planen und das Vertrauen von Interessengruppen und Freiwilligen zu erhalten.

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